Новые компании
При запуске бизнеса удобно сразу оформить базовый комплект и не переписывать его после первой же жалобы или проверки партнёра.
~/danube-gdpr/service-privacy-documents · SRV-02
Документы по защите данных: политика конфиденциальности, Impressum, DPA и реестр обработки
Тексты и договоры, которые описывают реальные процессы вашей компании, а не абстрактный шаблон: Datenschutzerklärung, Impressum, договоры с обработчиками по Art. 28 и реестр обработки по Art. 30.
> 01 / audience
Для кого подходит
Хорошие документы отличаются от плохих одним: они соответствуют тому, что компания делает на самом деле. Поэтому подготовка начинается с интервью о ваших процессах, а не с подстановки названия компании в шаблон.
Компании со старыми шаблонами
Тексты, написанные несколько лет назад, часто не учитывают новые сервисы, смену хостинга или рассылки.
Компании, работающие с обработчиками
Хостинг, CRM, бухгалтерия, колл-центр, платформы рассылок: для каждого нужен договор по Art. 28 GDPR.
Компании, готовящиеся к сделке или проверке
Инвесторы, банки и крупные клиенты всё чаще запрашивают реестр Art. 30 и договоры обработки в рамках due diligence.
> 02 / requirements
Требования и документы
Для подготовки документов нам нужно понять, какие данные вы обрабатываете, зачем, кому передаёте и как долго храните. Эти сведения мы собираем в короткой анкете и интервью.
Для Impressum дополнительно важна информация о вашей отрасли: для регулируемых профессий и ряда видов деятельности добавляются сведения о надзорном органе, профессиональных правилах и разрешениях.
$ ls ./required-docs
- Сведения о компании: форма, регистрационные данные, контактные лица, сведения для Impressum
- Перечень категорий данных: клиенты, потенциальные клиенты, сотрудники, подрядчики
- Список сервисов и поставщиков с описанием того, что каждый из них делает с данными
- Сроки хранения, действующие в компании, и основания для них (бухгалтерия, споры, согласие)
- Существующие договоры с поставщиками, условия их DPA, если они есть
- Описание процессов: регистрация, заказ, рассылка, найм, поддержка
> 03 / stages
Этапы работы
- 01
Шаг 1
Анкета и интервью
Заполняете анкету и проводите с нами беседу о процессах. Это 60–90 минут, во время которых мы выясняем, какие данные и куда движутся в вашей компании.
- 02
Шаг 2
Карта обработки
Составляем черновик реестра Art. 30: цели, категории данных, получатели, сроки хранения, меры защиты. Этот документ становится основой для остальных текстов.
- 03
Шаг 3
Подготовка текстов и договоров
Пишем Datenschutzerklärung, Impressum и DPA с учётом вашей карты обработки и языковых версий сайта; готовим внутренние инструкции для сотрудников.
- 04
Шаг 4
Согласование и правки
Передаём документы на проверку, учитываем замечания и отвечаем на вопросы. Отдельно обсуждаем договоры с ключевыми поставщиками.
- 05
Шаг 5
Внедрение и обновления
Помогаем разместить документы на сайте, настроить ссылки и доступ к ним. Предлагаем график пересмотра при изменении сервисов или процессов.
// схема этапов: от первичного обсуждения до итогового результата
> 04 / timing
Сроки
Подготовка базового комплекта документов для небольшой компании обычно занимает порядка двух-трёх недель, считая время на сбор информации и согласование. Если у вас много поставщиков, несколько языковых версий сайта или особые категории данных, сроки увеличиваются. Мы согласуем график в начале проекта и сообщаем, если для ускорения нужны материалы с вашей стороны.
// сроки ориентировочные; точный график согласуется письменно после первичного обсуждения
> 05 / mistakes
Типичные ошибки
$ cat common-mistakes.log
5 entries- [WARN] copy
Копирование чужой политики. В документ попадают сервисы и цели, которых нет у компании. Это создаёт расхождения между текстом и фактической обработкой и может быть расценено как введение в заблуждение.
- [WARN] consent
Согласие как универсальное основание. Согласие запрашивают там, где достаточно договора или законного интереса, а затем не могут обеспечить его отзыв. Правовое основание нужно выбирать осознанно.
- [WARN] impr
Impressum «для галочки». Не указаны Firmenbuchnummer, UID, надзорный орган или контакт для быстрой связи. Для разных видов деятельности перечень обязательных сведений различается.
- [WARN] dpa
Отсутствие DPA с поставщиками. Компания использует облачные сервисы, но не имеет договора по Art. 28 и не может доказать, что поставщик обязан соблюдать инструкции и меры безопасности.
- [WARN] register
Реестр Art. 30 существует только на бумаге. Документ составлен один раз и не обновляется при подключении новых сервисов; при проверке он расходится с реальностью.
> 06 / included
Что входит в работу
Итоговый комплект — это не набор файлов «на всякий случай», а система документов, ссылающихся друг на друга и отражающих вашу фактическую обработку данных.
- Datenschutzerklärung для сайта и мобильных сервисов на нужных языках
- Impressum и обязательные сведения по ECG, MedienG и отраслевым нормам
- Реестр обработки по Art. 30 в понятном формате
- Договоры обработки (DPA) с ключевыми поставщиками и шаблон для новых
- Внутренние инструкции: запросы пользователей, инциденты, хранение и удаление
- Тексты уведомлений для сотрудников и кандидатов (по необходимости)
- Короткое обучение ответственных сотрудников
- График пересмотра документов и контрольный список изменений
> 07 / faq
Частые вопросы по услуге
Можно ли использовать генератор политики конфиденциальности?
Генераторы создают общие тексты, которые редко отражают реальные процессы. Они могут стать черновиком, но без проверки и доработки под вашу компанию создают риск расхождений между документом и практикой.
На каком языке нужны документы?
Политика конфиденциальности должна быть понятна вашей аудитории. Если сайт ориентирован на пользователей из Австрии, обычно нужен немецкий; для русскоязычных клиентов желательна русская версия. Мы готовим версии согласованно.
Нужен ли Impressum, если у меня только страница в социальной сети?
Для профессионального и коммерческого присутствия в сети обязательные сведения, как правило, также требуются. Состав и способ размещения зависят от платформы и вида деятельности; мы проверяем это индивидуально.
Как часто нужно обновлять документы?
При каждом существенном изменении: новые сервисы, цели обработки, поставщики, сроки хранения. Кроме того, мы рекомендуем регулярный пересмотр, например раз в год.
Обсудим вашу задачу?
Опишите проект в двух-трёх предложениях: мы подскажем объём работ и ориентиры по срокам.
> more / services
Другие услуги
Аудит сайтов и интернет-магазинов
Сканирование cookie и трекеров, проверка форм, чекаута и сторонних скриптов, отчёт с приоритетами исправлений.
подробнееDPO как сервис, DPIA и третьи страны
Внешний уполномоченный по защите данных, оценка воздействия (DPIA), SCC и оценка передачи данных в третьи страны.
подробнееУтечки, запросы субъектов и работа с DSB
План на 72 часа, запросы субъектов данных и подготовка ответов Datenschutzbehörde.
подробнее